Telah umum diketahui bahwa pada hakikatnya perencanaan merupakan tindakan berupa keputusan sekarang mengenai hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya dalam sebuah organisasi.
A. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia
Pada dasarnya, Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. Perencanaan SDM, selain merupakan salah satu komponen penting dalam organisasi, juga cukup penting bagi individu ataupun pemerintah (nasional). Berikut akan dijelaskan beberapa kepentingan Perencanaan SDM tersebut, antara lain:
ü Kepentingan Individu; perencanaan SDM sangat penting bagi setiap individu pegawai karena bertujuan untuk membantu meningkatkan potensinya, begitu pula kepuasan pegawai dapat dicapai melalui perencanaan karir.
ü Kepentingan Organisasi/perusahaan; perencanaan SDM sangat penting bagi organisasi/perusahaan dalam mendapatkan calon pegawai yang memenuhi kualifikasi. Dengan adanya perencanaan SDM, dapat dipersiapkan calon-calon pegawai yang berpotensi untuk menduduki posisi manajer untuk masayang akan datang.
ü Kepentingan Nasional; perencanaan SDM sangat bermanfaat bagi kepentingan nasional. Hal ini dikarenakan pegawai-pegawai yang berpotensi tinngi dapat dimanfaatkan pula oleh pemerintah dalam rangka meningkatkan produktivitas nasional. Mereka dapat dijadikan tenaga-tenaga ahli sesuai bidangnya untuk membantu program pemerintah.
Melihat ada beberapa kepentingan dari perencanaan SDM tersebut, maka membuktikan bahwa perencanaan SDM memang efektif dilakukan oleh tiap organisasi/ perusahaannya agar pegawai/ karyawan yang akan diterima sesuai dengan standar kualifikasi yang ditentukan oleh organisasi tersebut.
B. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses perencanaan sumber daya manusia yang efektif dilakukan dalam sebuah organisasi, pada intinya dimulai dengan mempertimbangkan tujuan dan strategi organisasi, kemudian peramalan tingkat kebutuhan organisasi, serta persediaan SDM internal dan eksternal.
1. Tujuan dan Strategi Organisasi
Seitiap organisasi tentu memiliki tujuan yang berbeda-beda, begitu pula dengan cara pencapaiannya atau dengan kata lain strategi pencapaian tujuan organisasi. Strategi organisasi biasa diartikan sebagai alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
2. Peramalan
Peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang.
Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan diperlukan untuk yang lain.
Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif atau matematis.
Metode meramalkan kebutuhan SDM (permintaan) dapat dikemukakan sebagai berikut:
o Metode penilaian terdiri dari:
a. Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?”
b. Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.
o Metode Matematika, terdiri dari:
a. Analisis Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.
b. Meode Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh, model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.
c. Rasio Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan. Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.
d. Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk membantu estimasi untuk tenaga klerikal.
3. Persediaan Sumber Daya Manusia Internal dan Eksternal
Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal. Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Sedangkan supply eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan.
1) Penilaian Internal Terhadap Ketenagakerjaan Organisasi.
Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaan tenaga kerja yang ada. Tidak hanya sekedar menghitung jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk mengetahui kemampuan pekerja yang ada. Informasi ini menjadi dasar estimasi tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang ada.
Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga dilengkapi dengan “Replacement Summaries”.
Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian internal:
1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?
1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?
2. Berapa banyak orang yang mengerjakan setiap tugas ?
3. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas tersebut ?
4. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ?
5.Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi?
6. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?
Adapun metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/ menilai supply SDM internal yaitu:
a) Auditing Pekerjaan dan Keahlian
Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang. Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan.
Kepentingan audit bagi perusahaan yaitu untuk mengetahui prestasi karyawan; untuk mengetahui besarnya kompensasi karyawan yang bersangkutan; untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertical-horizontal) dan atau diberhentikan; dan untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainnya.
Kepentingan audit bagi SDM yaitu untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya; karyawan ingin mangetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya; untuk kepentingan jasa dan promosinya; dan mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya.
Adapun tujuan audit SDM yaitu untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan; untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu; sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan; sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan; sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan; serta untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan.
b) Inventarisasi Kemampuan Organisasi
Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini.
Komponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali terdiri dari:
a. Demografi tenaga kerja secara individu (umur, masa kerja di organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang). Kemajuan karier secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah).
b. Data kinerja secara individu (penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada keahliannya). Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi: Pendidikan dan pelatihan Mobilitas dan letak geografis yang diinginkan Bakat, kemampuan dan keinginan yang spesifik, bidang yang diminati dan tingkat promosi didalam perusahaan, tingkat kemampuan untuk promosi, serta pensiun yang diharapkan.
Informasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam: Sistem Informasi SDM (SISDM). SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM.
1. Tujuan SISDM
Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM dikumpulkan Lebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM.
2. Kegunaan SISDM
SISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit. Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.
Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan seperti:
1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi?
2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?
3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain?
4. Siapa yang membutuhkan informasi?
5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?
2) Penilaian Eksternal Terhadap Ketenagakerjaan Organisasi.
Analisis lingkungan eksternal merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang memasok, juga perusahaan lain. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain:
a) Pengaruh pemerintah
Faktor utama lain yang mempengaruhi pasokan tenaga kerja adalah pemerintah. Pada masa ini, manajer berkonfrontasi dengan perluasan dan sering kali bingung dengan peraturan pemerintah dimana aturan kegiatan sumber daya manusia akhir-akhir ini cenderung ketat. Jadi, perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan oleh orang-orang yang mengerti hukum dari berbagai peraturan yang dibuat oleh pemerintah.
b) Kondisi perekonomian
Resesi dan ledakan siklus usaha secara umum juga mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia. Faktor-faktor tersebut antara alin tingkat suku bunga, inflasi, dan pertumbuhan ekonomi membantu menentukan tersedianya tenaga kerja dan menentukan angka dalam rencana dan sasaran organisasi. Keputusan yang berkaitan dengan upah, lembur, perekrutan atau pemutusan hubungan kerja sangat bergantung pada kondisi perekonomian.
c) Masalah kependudukan dan persaingan
Berikut adalah masalah kependudukan dan persaingan dalam pembuatan perencanaan sumber daya manusia yang harus dipertimbangkan oleh organisasi/ perusahaan:
· Migrasi ke dalam wilayah
· Perusahaan lain di dalam wilayah
· Keengganan tenaga kerja untuk relokasi
· Persaingan langsung di dalam wilayah
· Pengaruh persaingan internasional di dalam wilayah
d) Komposisi tenaga kerja dan pola kerja
Perubahan pola dan pengaturan kerja harus dipertimbangkan dalam perencanaan sumber daya manusia pada sebuah organisasi.
Jadwal kerja alternatif. Beberapa organisasi/ perusahaan telah menggunakan fleksibilitas pada jadwal dan lokasi kerja. Perubahan secara alamiah ini harus dipertimbangkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Jadwal kerja alternatif ini memungkinkan organisasi menggunakan tenaga kerja dengan lebih baik lagi dengan menyesuaikan permintaan kerja dan jam kerja.
Pengaturan kerja alternatif. Pertumbuhan organisasi/ perusahaan memungkinkan para tenaga kerja menggunakan secara luas pengaturan kerja yang berbeda-beda. Beberapa tenaga kerja melakukan pekerjaannya sebagian di rumah dan di kantor. Ada pula tenaga kerja yang menggunakan seluruh waktu kerjanya di rumah. Sebaliknya, beberapa tenaga kerja memiliki pengaturan kerja secara menyeluruh di kantor .
